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后勤保障内部控制实施方案及细则

时间:2020-07-06 15:25:27  作者:  点击:[]

按照学校印发的《全面推进内部控制体系建设工作方案》通知文件精神,为了进一步提高资产与后勤管理处内部管理水平,健全内部控制措施,保证所有经济活动合法合规,有效防范舞弊和预防腐败,切实提升后勤保障效率、效果和效益,根据《行政事业单位内部控制规范(试行)》及学校的有关管理规定,经资产与后勤管理处经党政联席会研究决定,特制定资产与后勤管理处后勤保障内部控制实施方案及细则。

一、成立内控建设领导小组

组长:向晓春、徐茂

副组长:余昌海

成员:各科长

领导小组的职责:负责确定处室内部控制建设的基本思路、工作重点、建设计划;建立健全处室内部控制建设组织体系;审定内部控制建设方案;组织、指导、监督和检查全处内部控制建设工作;开展处室的风险评估工作;听取处室内部控制评价报告和风险评估报告;协调解决内控建设中的重要事项,推动内部控制体系建设工作常态化开展。

二、建立内部控制体系

(一)内部控制须贯穿后勤保障所涉及的所有经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制,并重点关注修缮工程、校产经营、服务合同等重要经济活动。

(二)建立健全内部控制关键岗位责任制,确保不相容岗位相互分离,形成相互制约、相互监督的工作机制;修缮维修管理、生活服务用房管理等关键岗位工作人员实行轮岗制度,相关岗位任期原则上不超过6年。不具备轮岗条件的关键岗位应建立专项审计等控制措施。内部控制关键岗位工作人员应具备与其工作岗位相适应的资格和能力。

(三)严格执行预算管理规定和立项审批制度。项目实实施过程中,严格按照批复的额度、进度和开支范围执行预算,防范无预算、超预算支出,决算编报要真实、完整、准确、及时。各项经济活动所涉及的表单和票据,必须按照规定填制、审核、归档、保管单据。

合同签订和费用报销实行经办人签字和负责人 “一枝笔”审批制度(按学校赋予的权限)。合同金额、报账金额必须有支撑材料,并由经办人签字确认,杜绝“裸票”报销现象。

(四)健全工作制度,做到“主要工作有制度,重要事务有指南”;实施规范管理,做到“办事有规,核算有据”。

(五)建立经济活动风险定期评估机制,每年对经济活动存在的风险进行一次全面、系统的评估,并随着外部环境的变化、经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善内控制度。

评估内容主要包括:经济活动的决策、执行、监督是否分离,权责是否对等, 岗位责任制及内部监督机制是否有效落实,内部管理制度是否健全、执行是否有效,关键岗位工作人员的资格、 能力、培训、评价、轮岗等机制是否落实等。

三、修缮管理内部控制

切实加强房屋修缮、设备维修管理,强化立项审批、任务委托、价格核定、收方验收等环节的管理。

(一)每项房屋修缮、设备维修任务均应办理正式立项手续(紧急维修应补办备案手续),立项审批实行会签制度。预算价格2000元以下的维修项目由科室长审批,1万元以下的维修项目由处室分管负责人审批,1万元以上的维修项目由处室负责人会签后,按规定交学校分管领导审批。

(二)房屋修缮企业的确定

1.由资产与后勤管理处牵头,招标办公室、基建处、纪监审办公室负责人组成房屋修缮工程施工企业遴选工作组,每年遴选23家三级以上建筑施工企业作为准入企业,承担学校的日常房屋修缮施工任务。由资产与后勤管理处与准入企业签订委托协议,明确委托内容、质量要求、结算依据、优惠承诺和安全、文明施工责任。

2.工程预算在5万元以下(不含5万元),且可套用《重庆市房屋修缮工程计价定额》的房屋修缮工程,可由资产与后勤管理处根据具体情况,经集体讨论后,在准入企业中确定1家单位承担施工任务,并签订《重庆科技学院房屋修缮工程任务书》,明确修缮地点、工期要求、修缮内容、修缮方案、预算金额。

参加集体讨论人员范围为:工程预算在2000元以下的修缮项目,工程修缮组组长、现场管理人员参加;2000元~5000元以下的修缮项目,维修维保科科长、工程修缮组组长参加;5000元~1万元以下项目,处室分管负责人、维修维保科科长、工程修缮组组长参加;1万元以上项目,处长(或党总支书记)、处室分管负责人、维修维保科科长、工程修缮组组长参加。讨论结果形成统一编号的书面纪要,并由参与人员签字确认、统一归档。

集体讨论确定施工企业的时间可相对固定在每周一处务会后进行,紧急维修工程可用意见征求的方式确定施工企业,并在事后形成书面备忘录,由相关人员签字确认。集体讨论确定施工企业时,讨论人员中职务最高者为主持人,资产与后勤管理处长与党总支书记在参与施工企业讨论时,实行A\B角模式,以保证决策效率。

3.工程预算在5万元以上,或不能套用《重庆市修缮工程计价定额》的房屋修缮工程,交由招标办公室组织招标。招标办批转由资产与后勤管理处组织的修缮工程招标,总额20万以上的项目应要求纪监审办公室派人现场监督,并现场收交手机、制止有倾向性发言,做好监控视频、录音录像资料保管工作备查,重点监督开标、唱标、检查投标代表人身份证件环节;总额在20万(不含)以下的项目,提前3个工作日送纪监审办公室备案,由纪监审办公室视情况开展现场监督或事后检查。

4.不能套用《重庆市修缮工程计价定额》的紧急抢修工程,经分管校领导批准后,由资产与后勤管理处、纪监审办公室共同确定施工单位,明确结算方式。

5.变更金额超过合同价10%的项目,对照上述标准和程序,对超出部分进行审批确认。

(三)设施设备维护维修企业的确定

1.公用设备的日常维护维修及物资设备搬运,由资产与后勤管理处牵头,纪监审办公室、招标办公室参加,组成设备维护维修(搬运)单位遴选工作组,按照不同类别(空调、风扇、直饮水机、会议室音响、搬运任务等),每年遴选12家具备相应资质的单位作为准入企业承担相关维护维修(搬运)任务。由资产与后勤管理处与准入企业签订委托协议,明确委托内容、结算办法、优惠承诺和安全、文明作业责任,并确定好主要维护维修(搬运)内容的费用或单价。资产与后勤管理处根据维护维修(搬运)内容,经集体讨论后在准入企业中确定1家单位承担维护维修任务(具体办法对照房屋修缮相关规定执行)。

2.家具、桌椅及学生公寓热水器的维修,由学校统一采购零配件,具体维修工作由物业公司承担,管理细则在物业服务合同中约定。

3.维护维修费用预算在5万元以下的大型贵重精密仪器设备的维护维修,由资产与后勤管理处牵头,招标办公室、及使用单位参加,以招标的方式,邀请有相应资质的企业承担维护维修任务。在招标过程中,可按照“同等优先”的原则,组织校内具有维护维修能力的单位或教职工承担维护维修任务。

4.费用预算在5万元以上的专项维护或大批量维修,交由招标办公室招标确定维护维修单位。招标办公室批转由资产与后勤管理处组织招标的项目,由分管负责人依照学校有关规定及前文有关要求,组织招标办公室、纪监审办公室人员实施。设施维护招标书及维护合同须对主要部件或主要故障的维修费明确清单报价要求。

5. 设施设备维护维修(搬运)立项审批权限:经费预算在2000元以下(不含2000元),由资产与后勤管理处设备管理科科长审批;经费预算在2000元~5000元(不含5000元),由资产与后勤管理处分管副处长审批;经费预算在5000元~1万元(不含1万元),由资产与后勤管理处处长审批;经费预算在1万元以上,由分管校领导审批。

(四)验方收方管理

1.有房屋修缮工程、设备维护维修(搬运)项目的实施均实行现场代表负责制。

2. 房屋修缮工程、设备维护维修(搬运)由资产与后勤管理处组织使用单位、维护维修单位进行现场验收。大型贵重精密仪器设备的维护维修应组织专家进行技术验收。必须保存好收方相关材料,每月最后一个工作日集中送纪监审办公室复查。

3.加强对隐蔽工程的验收管理,隐蔽工程、拆除工程覆盖前须组织工程管理人员及纪检监督人员进行验方收方,并签证确认。

4.对验方收方过程中,对建筑材料、现场见证取样、隐蔽工程、施工临时工程等应当实施影像资料管理,并将其作为报送审计的必备资料。

(五)经费结算管理

1. 对已达到结算条件的维护维修维项目,要及时进行经费结算。房屋修缮工程、设备维护维修(搬运)验收后,施工企业应在工程验收后10个工作日内提出结算报告;资产与后勤管理处在接到施工企业提交的结算报告后,10个工作日内完成初审(1万元以下修缮项目由资产与后勤管理处进行最终审核)并报送纪监审办公室审定(并建议在15个工作日完成最终审核),并由造价管理人员和分管负责人签字确认。

2.经费结算时须按有关规定或合同约定(不得低于合同金额的5%)扣取质量保证金。质保期间出现的质量问题,要督促维修企业限期整改,质保期结束时要全面进行质量复核,并请使用单位对质量情况进行签字确认。

3.严格执行学校对修缮工程的审计规定,并建立结算审计核减率大于5%部分所增加的审计费用的分担机制。其中,审计核减率大于5%小于10%部分增加的审计费用,维修企业应分担50%;审计核减率大于10%部分增加的审计费用,维修企业位应分担80%

(六)健全甲供维修材料使用管理办法,规范维修材料申报、采购、验收、领用、盘点及实际使用情况核查等环节的管理。

1.维修材料采购由物业公司申报、后勤管理科审核、维修维保科实施。常用维修材料实行定点配送,每年通过公开招标的方式确定配送企业,并以清单报价的方式确定常用维修材料的配送单价,每半年由资产与后勤管理处牵头,招标、纪监部门参加,进行一次报价清单复核确认。

2.维修材料验收由后勤管理科牵头,维修维保科、物业公司参加,并建立严格的库房管理制度,每月对维修材料的实际使用情况进行专项检查,并形成书面材料备案。

(七)科学设置修缮工程管理岗位,维修维保科科长负责任务受理、立项组织,修缮工程组组长负责组织实施,造价管理员、现场管理员、验收管理员各负其职。

四、经营资产管理内部控制

(一)制订经营资产出租出借管理办法、生活服务用房管理办法,健全校产经营管理制度,并严格实施日常监督考核。

(二)承租生活服务用房、承担校内服务项目均采用招标方式引进,并签订细致经营服务合同,明确监督考核细则,设置专门岗位加强日常监管。服务项目一经确定,不得随意更换;如确需变更,由资产与后勤管理处党政集体研究决定。

(三)租赁承包费由后勤、财务、招标、纪监等部门集体讨论决定,个别项目确因客观情况需调整租赁承包价格,由资产与后勤管理处党政集体研究同意后,送财务、招标、纪监等部门备案。

(四)严格按照合同约定的标准,及时全额收取租赁承包费用,收费情况每半年由校产管理科长签字确认1次、每年由资产与后勤管理处分管负责人签字确认1次,每年向处务会专题报告租赁承包费收交情况。

(五)合同到期1个月前,校产管理科要对租赁承包合同的履约情况进行全面汇总考核,提出后期合同续签方案或重新招租方案,并向处务会专题报告。

(六)严格执行收支两条线管理,坚决杜绝小金库现象。直接收费的有关项目必须获得财务部门书面授权,并到纪监部门备案,相关票据使用必须规范。

五、合同管理内部控制

(一)健全契约化管理机制,所有后勤保障项目(含学校后勤公司承担的项目)均应签订服务合同,明确委托事项、服务范围、质量标准和考核办法。

(二)设置专门岗位对各个服务合同的履行情况进行日常监督考核,对未达到质量标准的服务内容扣减服务经费。

(三)由学校统一签订合同,但由其它部门监管的服务保障项目,在支付服务经费前,应收集各监管部门的书面考核意见和服务费扣减数额。

 

 

资产与后勤管理处

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